Emails

Einleitung

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Wie komme ich zu den Emails?

  1. in der Menüleiste (ganz oben) auf "E-Mails" -> "E-Mail Nachrichten" klicken

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Videotutorial Email Vorlage erstellen

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Emails erstellen

Einladung/Reminder anlegen

Eine neue Einladung oder einen neuen Reminder legt man auf der E-Mail-Übersicht Seite an (s.a. "Wie komme ich zu den Emails?"). Auf dieser Seite sind alle bereits angelegten Emails aufgelistet. Wenn bisher keine Email angelegt ist, sieht die Seite wie folgt aus:

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Neben dem Anlegen neuer Emails können hier weitere Email-Aktionen ausgeführt werden. Dazu gibt es die folgenden Icons:

Bild Ansicht aktualisieren

Bild neue Email hinzufügen

Bild gelöschte Emails wieder herstellen

Bild Email öffnen

    Bild Email bearbeiten

    Bild Email kopieren

    Bild Email-Vorschau

    Bild eine Email archivieren

    Bild eine Email löschen

Ein neue Email wird angelegt mit einem Klick auf das Icon "Hinzufügen" Bild. Es öffnet sich das folgende Fenster:

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  1. Bei Titel vergeben Sie einen Namen für die Email. Dieser Name wird nur intern im Collector verwendet. Wählen Sie einen Namen aus, der Ihnen hilft, die Email in der Liste aller Emails zügig aufzufinden.
  2. In die Zeile Thema tragen Sie den Betreff der Email ein, so wie er später in den versendeten Emails angezeigt werden soll. Wenn Sie die Email in mehreren Sprachen verfassen wollen, dann können Sie hier für jede Sprache einzeln einen Betreff eintragen.
  3. Der Name des Absenders sollte zur Absender-Email-Adresse passen. Sie können hier anstelle einer Person auch eine Firma oder Organisation benennen. Bedenken Sie, dass viele Email-Programme auf der Empfängerseite diesen Namen als Absender anzeigen werden.
  4. Geben Sie bei E-Mail Adresse des Absenders die Absender-Adresse ein. Bedenken Sie, dass Rückmeldungen an diese Adresse geschickt werden, sowohl automatisch generierte Meldungen wie Out-of-Office Meldungen als auch Rückfragen der angeschriebenen Teilnehmer.
  5. Der Punkt Formatierung und Grafiken benutzen bezieht sich darauf, dass man Emails entweder als reine, unformatierte Textmails oder mittels HTML formatiert verschicken kann. Wenn Sie hier Nein angeben, dann können Sie lediglich unformatierten Text für Ihre Emails einsetzen. Wenn Sie hier Ja angeben, dann stehen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Zunächst einmal wird die Registerkarte "Layout" an zweiter Stelle eingeblendet. Dort kann die Schrift (Art, Grösse, Farbe, Hintergrundfarbe, Linkfarbe) definiert werden. Des weiteren wird in den Textfeldern in den Registerkarten "Einteilung" und "Inhalt" der WYSIWYG-Editor eingeblendet, mit dessen Hilfe Formatierungen auch ohne HTML-Kenntnisse vorgenommen werden können.
  6. Bei Art der Nachricht wählen Sie eine der 4 möglichen Nachrichtenarten aus. Einladung und Erinnerung werden eingesetzt, um Befragungsteilnehmer zu einer Umfrage einzuladen bzw. daran zu erinnern, den Fragebogen noch auszufüllen. Newsletter und Bestätigung sind unter "Weitere Email-Typen" näher beschrieben.
  7. Geben Sie bei Spracheinstellung die Sprachen an, in denen Sie die Email-Texte verfassen wollen. Es muss wenigstens eine Sprache ausgewählt werden. Wenn Sie mehrere Sprachen auswählen, dann legen Sie unterhalb der Auswahl mittels der Auswahlliste die Standardsprache fest. Bei der Verwendung mehrerer Sprachen erscheint auch unter Punkt 2 eine Sprachauswahlliste. Damit können Sie die Betreffzeile für jede Sprache einzeln ansteuern.

Den eigentlichen Text Ihrer Email geben Sie unter der Registerkarte "Inhalt" ein.

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Fragebogenlink und Personalisieren der Emails

Die beiden folgenden Abbildungen zeigen einen beispielhaften Einladungstext unter Verwendung bestimmter Platzhalter. Die erste Abbildung zeigt dabei die Ansicht der Email-Vorlage im Collector, während die zweite Abbildung dieselbe Email zeigt, so wie sie beim Teilnehmer im Mailprogramm angezeigt wird:

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  1. Mithilfe von Platzhaltern ist es möglich, in einer Email, die an viele Empfänger gehen soll, individuelle Inhalte zu platzieren. Somit ist z.B. auch eine persönliche Anrede möglich. Der Platzhalter [!ANREDE!] steht hierbei für den Text "Sehr geehrter Herr" bzw. "Sehr geehrte Frau". Der Platzhalter [!NACHNAME!] steht für den Nachnamen des Email-Empfängers. Damit anstelle der Platzhalter individuelle Inhalte in der Email angezeigt werden können, müssen diese Inhalte im Panel gespeichert sein. Für den Platzhalter [!ANREDE!] ist die Angabe des Geschlechts der Email-Empfänger notwendig, für den Platzhalter [!NACHNAME!] benötigen Sie die Nachnamen in Ihrem Panel. Sind bei einem Panel-Mitglied nicht alle Informationen vorhanden, wird in der Email anstelle des Platzhalters gar nichts angezeigt.
  2. Der Platzhalter [!LINK!] steht für den individuellen Fragebogenlink des Email-Empfängers. In jeder Email wird ein neuer individueller Fragebogenlink generiert, der den Email-Empfänger identifiziert. Eine Einladungsmail sollte immer einen solchen Link zum Fragebogen beinhalten.
  3. Der Fragebogenlink kann nicht nur als Text wiedergegeben werden. Wenn man eine Email mit Formatierungen anlegt, dann kann auch eine Verlinkung angelegt werden, bei der der Fragebogenlink als Adresse hinterlegt wird, während der angezeigte Text der Verlinkung (in diesem Beispiel: "zur Umfrage") irgendein beliebiger Text sein kann. In diesem Fall notieren Sie Ihren Verlinkungstext und markieren ihn anschliessend. Mit einem Klick auf das Verlinkungs-Icon (zweite Zeile, sechstes Icon von rechts) im Editor öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie bei "URL" den Platzhalter [!LINK!] eintragen. (Achten Sie darauf, dass bei "Protokoll" die Option "andere" ausgewählt ist, da der Platzhalter [!LINK!] mit einem vollständigen Link inkl. Protokollangaben ersetzt wird.)
  4. Um den Zugang zum Fragebogen noch sicherer zu gestalten, gibt es die Möglichkeit einer Benutzername- und Passwortabfrage. Diese Angaben werden wiederum im Panel hinterlegt und können mittels Platzhalter in die Einladungsmail geschrieben werden. Der Platzhalter hierfür heisst [!LOGIN!].

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Weitere Email-Typen

Neben Einladungs- und Erinnerungsmails kann man auch Bestätigungsmails und Newsletter anlegen. Bestätigungsmails sind Emails, die aus einem Fragebogen heraus mittels einer Aktion abgeschickt werden (s.a. "Verschicke E-Mail" auf der Seite "Aktionen"). Newsletter stellen eine zusätzliche Funktion im Panelmanagement dar (s.a. "Newsletter bearbeiten und versenden").

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Einladungen/Reminder versenden

Um Einladungen in Collector verschicken zu können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst einmal bedarf es eines Fragebogens, der sich im Status "Veröffentlicht" befindet. Dann muss ein Panel angelegt sein, welches mit dem Fragebogen verknüpft ist (s.a. "Panels"). Und als Drittes wird eine Email-Vorlage benötigt.
Um Reminder (Erinnerungsmails) in Collector verschicken zu können, muss neben den eben genannten Voraussetzungen bereits eine Einladungsmail für den Fragebogen verschickt worden sein.

Einladungen und Reminder können entweder sofort verschickt oder zu einem späteren Zeitpunkt terminiert werden. Mithilfe von Filtern lassen sich Teilmengen der Panel-Teilnehmer auswählen, die eingeladen bzw. erinnert werden sollen. Der Mailversand wird wie folgt gestartet:
  1. in der Menüleiste (ganz oben) auf "Fragebögen" -> "Übersicht" klicken

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  2. den Fragebogen markieren (1x anklicken), er ist dann gelb hinterlegt

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  3. in der Menüleiste (ganz oben) auf "E-Mails" -> "Einladung verschicken" klicken

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    ODER

    in der Menüleiste (ganz oben) auf "E-Mails" -> "Reminder verschicken" klicken

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    Es öffnet sich nachfolgendes Fenster:

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  4. Bei Zeitpunkt der E-Mail geben Sie an, ob der Versand sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden soll. Die Standard-Einstellung ist "sofort". Wenn Sie "später" markieren, klappt sich unterhalb der Zeile eine neue Zeile auf, in der Datum und Zeitpunkt für den Versand angegeben werden müssen.
  5. In der Zeile E-Mail Nachricht wählen Sie aus der Auswahlliste Ihre Email-Vorlage aus (s.a. "Einladung/Reminder anlegen").
  6. Unter Panels sind alle Panels aufgelistet, die mit Ihrem Fragebogen verknüpft sind (s.a. "Panels"). Markieren Sie hier alle die Panels, deren Teilnehmer Sie zum Fragebogen einladen bzw. an das Ausfüllen des Fragebogens erinnern möchten.
  7. Die Option Filter ist eine zusätzliche Option. Sie können hier einen vorher definierten Filter auswählen (s.a. "Panel-Filter"), der die Teilnehmer in den oben ausgewählten Panels weiter einschränkt. Es muss kein Filter ausgewählt werden; in dem Fall werden alle Teilnehmer der darüber ausgewählten Panels via Email angeschrieben.
  8. In der Zeile In Schüben verschicken stellen Sie ein, ob alle Emails mit einem Mal oder aufgeteilt in mehreren Schüben verschickt werden sollen. Die Standard-Einstellung ist alle mit einem Mal verschicken, wobei maximal 10000 Emails pro Stunde möglich sind. Wenn Sie "Ja" markieren, klappen sich zwei weitere Zeilen darunter auf. Bei Schub-Größe geben Sie die Anzahl der Emails pro Schub an. Bei Intervall zwischen den Schüben geben Sie die Wartezeit zwischen den Schüben in Minuten an.

Wenn Sie alle Angaben getätigt haben, klicken Sie auf den "Weiter"-Button. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Anzahl der zu verschickenden Emails angezeigt wird. Hier müssen Sie den Versand nochmals bestätigen. Erst danach wird der Email-Versand gestartet.

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Weitere Themen zu Mailings

einzelnen Panel-Teilnehmer einladen

Einen einzelnen Teilnehmer kann man zu einem Fragebogen einladen, ohne einen Panel-Filter anlegen zu müssen, der diesen einen Panel-Teilnehmer herausfiltert. Dazu geht man über das Panel und sucht dort zunächst den gewünschten Teilnehmer:
  1. in der Menüleiste (ganz oben) auf "Panels" -> "Übersicht" klicken

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  2. das Panel markieren (1x anklicken), es ist dann gelb hinterlegt

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  3. in der Iconleiste (oben rechts) auf das zweite Icon "Öffnen" Bild klicken

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Nachdem Sie den gewünschten Panel-Teilnehmer gefunden haben, markieren Sie diesen, indem Sie ihn 1x anklicken (er ist dann gelb hinterlegt):

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Klicken Sie dann in der Menüleiste (ganz oben) auf "E-Mails" -> "Einladung verschicken":

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Es öffnet sich folgendes Fenster:

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Wählen Sie den Fragebogen und die Email-Nachricht aus, und verschicken Sie die Einladung.

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Mail-Versand kontrollieren

Der Collector bietet Übersichten über die verschickten Einladungen und Reminder getrennt nach Monat, Fragebogen oder Panel an. Klicken Sie in der Menüleiste (ganz oben) bei "E-Mails" auf die gewünschte Übersicht:

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Die Übersicht pro Fragebogen sieht in etwa wie folgt aus:

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  1. Unterhalb der rot hinterlegten Zeile "Fragebogen" befindet sich eine Liste aller Fragebögen, zu denen bisher eingeladen wurde. Mit einem Klick auf das + Symbol links neben dem jeweiligen Fragebogen werden die Details zu den verschickten Emails aufgeklappt.
  2. In der Spalte "Datum und Uhrzeit" ist der Zeitpunkt des jeweiligen Email-Versands genannt
  3. Die Spalte "Art der E-Mail" listet auf, ob es sich bei den verschickten Emails um Einladungen oder Reminder handelte.
  4. In den vier Spalten ganz rechts werden verschiedene zusätzliche Informationen angezeigt. Unter "Verschickt" steht die Anzahl der verschickten Emails. Unter den Buchstaben "H S A" findet man die Informationen zu den Bounces, also die Anzahl an automatischen Rückmeldungen. Der Buchstabe A steht hierbei für Abwesenheitsbenachrichtigungen (Out-of-Office Meldungen), der Buchstabe S für Soft-Bounces (z.B. Postfach voll) und der Buchstabe H für Hard-Bounces (z.B. angeschriebene Email-Adresse unbekannt).

Wenn Einladungen oder Reminder für einen Zeitpunkt in der Zukunft terminiert sind, werden sie hier ebenfalls angezeigt, mit dem geplanten Startzeitpunkt. Mit einem Klick auf das Icon "Löschen" Bild ganz rechts in der Zeile wird der geplante Email-Versand gestoppt und aus der Liste wieder entfernt.

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