Befragungsablauf

Während man eine Online-Befragung durchführt, durchläuft man mehrere Phasen, die sich auch in den unterschiedlichen Status eines Fragebogens bei Collector wiederspiegeln. Diese Seite befasst sich mit den Fragebogenstatus in Collector, welche im einzelnen sind: "Entwurf", "Test", "Veröffentlicht", "Nachträglich bearbeiten" und "Offline". In der Fragebogen-Übersicht ist für jeden Fragebogen der aktuelle Status wiedergegeben.


Einleitung

Wie wechsel ich den Fragebogenstatus?

  1. in der Menüleiste (ganz oben) auf "Fragebögen" -> "Übersicht" klicken

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  2. den Fragebogen markieren (1x anklicken), er ist dann gelb hinterlegt

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  3. in der Menüleiste (ganz oben) erneut auf "Fragebögen" gehen, den gewünschten Status auswählen und anklicken



Von welchem Status auf welchen Status kann gewechselt werden?

Die Möglichkeiten des Status-Wechsels orientieren sich an der Reihenfolge der Befragungsphasen. Man kann jeweils in einen nachgelagerten oder einen vorangehenden Status wechseln. Hier eine kurze Übersicht:
 Ausgangs-Status  neuer Status  Anmerkung
 Entwurf  Test  
 Entwurf  Veröffentlicht  direkter Wechsel von "Entwurf" in "Veröffentlicht" (ohne Status "Test") ist möglich
 Test  Entwurf  kann beliebig oft wiederholt werden
 Test  Veröffentlicht  
 Veröffentlicht  Entwurf  Achtung: alle erhobenen Daten und individuellen Links gehen verloren
 Veröffentlicht  Nachträglich bearbeiten  erhobene Daten und individuelle Links bleiben erhalten
 Veröffentlicht  Offline  
 Nachträglich bearbeiten  Veröffentlicht  Wechel in Status "Test" ist nicht möglich
 Offline  Entwurf  Achtung: alle erhobenen Daten und individuellen Links gehen verloren
 Offline  Veröffentlicht  

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Status "Entwurf"

Jeder neu angelegte oder kopierte Fragebogen ist automatisch im Entwurfsmodus. Ein Fragebogen in diesem Status kann frei editiert werden. Es stehen alle Programmierfunktionen uneingeschränkt zur Verfügung.

Ein Fragebogen im Entwurf kann nicht unmittelbar getestet werden. Lediglich die Fragenvorschau und die Abschnittsvorschau sind möglich. Beachten Sie, dass dabei keine Antwortpflicht überprüft und keine Plausibilitätschecks, Aktionen oder Sprünge ausgeführt werden. Genausowenig werden Antwortoptionen ein- oder ausgeblendet aufgrund der Antworten auf vorangegangene Fragen.

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Status "Test"

Ein Fragebogen im Testmodus kann sowohl innerhalb von Collector als auch extern (ohne Einloggen in Collector) getestet werden. Der Fragebogen wird dabei genau so wiedergegeben, wie er auch im Status "Veröffentlicht" wiedergegeben würde. Der entscheidende Unterschied zum Status "Veröffentlicht" ist, dass die Tester-Interviews nicht vom Teilnehmer-Kontingent der Nutzungslizenz abgezogen werden. Beachten Sie auch, dass im Testmodus der allgemeine (anonyme) Link zum Fragebogen nicht aktiv ist. Externe Tester müssen via E-Mail mit einem individuellen Tester-Link eingeladen werden.

Voraussetzung für den Test-Status

Wenn Sie einen Fragebogen in den Testmodus setzen wollen, dann müssen bei allen Fragen in allen Fragetexten und Antwortoptionen Inhalte eingetragen sein (ein Leerschlag würde genügen). Andernfalls erhalten Sie beim Versuch, in den Testmodus zu wechseln, eine Meldung wie die nachfolgend abgebildete:

Diese Meldung erscheint auch, wenn Sie nur einen einsprachigen Fragebogen erstellt haben. Wenn eine Antwortmöglichkeit selbst in der einen Sprache nicht definiert wurde, so stimmt es immer noch, dass sie nicht in allen Sprachen definiert wurde. Abhilfe schaffen Sie dadurch, dass Sie die genannte Frage (im abgebildeten Beispiel lautet der Fragetext "Frage 1") öffnen und den fehlenden Text ergänzen.

Fragebogen-Test innerhalb von Collector

Wenn Sie den Fragebogen selbst testen wollen, während Sie in Collector eingeloggt sind, dann können Sie das von der Fragebogen-Übersicht aus tun. Gehen Sie wie folgt vor:
  1. in der Menüleiste (ganz oben) auf "Fragebögen" -> "Übersicht" klicken
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  2. den Fragebogen markieren (1x anklicken), er ist dann gelb hinterlegt
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  3. in der Iconleiste (oben rechts) auf das sechste Icon "Vorschau" Bild klicken

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Fragebogen-Test von extern

Fragebogen-Tester, die keinen Zugang zu Collector oder der Benutzergruppe haben, müssen via E-Mail eingeladen werden. Zu diesem Zweck erstellen Sie zunächst ein Tester-Panel (Panel vom Typ "Testpanel") und eine Mail-Vorlage, die den Platzalter [!LINK!] beinhaltet, sodass an der Stelle des Platzhalters der individuelle Tester-Link ausgegeben werden kann. Details zu den Panels und E-Mails finden Sie auf den Seiten "Panels" und "Emails".

Es können nur maximal 5 Tester eingeladen werden. Entgegen einer möglichen Einstellung im Fragebogen, dass man diesen nur einmal ausfüllen darf, können Tester-Links wiederholt zum Testen verwendet werden. Auf diese Weise sind auch mehr als 5 Tester-Personen möglich, die Links müssten dann entsprechend weiter gereicht werden. Und noch ein Tipp: Sie können die Tester-Links auch direkt an sich selbst schicken und dann auf eine andere Weise an die Tester-Personen weiter reichen.

Daten-Auswertung im Status "Test"

Das Exportieren der Rohdaten sowie das Online-Reporting stehen im Testmodus bereits zur Verfügung. Details dazu finden Sie auf der Seite "Daten-Auswertung". Allerdings werden maximal nur 5 Datensätze exportiert oder online ausgewertet. Es wird empfohlen, dass Sie während des Fragebogen-Tests wenigstens einmal den Rohdaten-Export durchführen und die Daten-Struktur überprüfen. Dabei sollten Sie auch überprüfen, dass keine doppelten Variablennamen oder Variablenwerte existieren. Diesbezügliche Fehler lassen sich bei einem veröffentlichten Fragebogen kaum noch direkt in Collector beheben. Eine Überprüfung der Rohdaten in der Testphase beugt somit einem aufwändigen manuellen Eingriff in die Datenbank vor.

Fehlerkorrektur in der Testphase

Wenn Sie oder Ihre Tester notwendige Korrekturen sehen, können Sie jederzeit vom Status "Test" zurück in den Status "Entwurf" wechseln, die Korrekturen durchführen und anschliessend erneut in den Status "Test" wechseln. Bei strukturellen Änderungen ist dies unumgänglich. Sollte es sich bei den Korrekturen nur um Textänderungen handeln, können diese sogar ohne einen Statuswechsel durchgeführt werden. Beachten Sie, dass Sie bei einem Wechsel in den Status "Entwurf" alle erhobenen Daten verlieren und alle individuellen Links ungültig werden lassen. Die externen Tester müssen danach erneut eingeladen werden.

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Status "Veröffentlicht"

Ein Fragebogen muss im Status "Veröffentlicht" sein, damit die Daten der Teilnehmer erhoben werden können. Neben den Voraussetzungen, die auch für den Wechsel vom Entwurfsmodus in den Testmodus gelten (s.a. Kapitel "Status "Test""), muss für das Veröffentlichen eines Fragebogens das aktuelle Datum innerhalb der Zeitspanne Startdatum-Enddatum liegen.

Wenn der Fragebogen veröffentlicht wird, wird zunächst einmal der allgemeine (anonyme) Link zum Fragebogen aktiv. Die Teilnehmer können anschliessend eingeladen werden. Details dazu finden Sie auf den Seiten "Panels" und "Emails".

Beim Prozess des Veröffentlichens geht Collector alle Elemente des Fragebogens durch und überprüft diese. Sollte ein Element nicht richtig angelegt worden sein, gibt es eine diesbezügliche Meldung und das Veröffentlichen wird abgebrochen. Nachdem das Element berichtigt wurde, kann das Veröffentlichen des Fragebogens wiederholt werden. Wenn der Prozess des Veröffentlichens erfolgreich durchgeführt wurde, dann hat Collector für jede Fragebogenseite eine eigenständige HTML-Seite generiert, die auf dem Server abgelegt und später den Befragungsteilnehmern auf deren Browsern ausgeliefert wird. Sollte man nach dem Veröffentlichen noch einen Rechtschreibfehler oder ein falsches Wording im Fragebogen finden, dann genügt es, dies zu ändern und die Frage oder den Textblock zu speichern. Dadurch wird die entsprechende Fragebogenseite neu generiert. Ein Wechsel des Fragebogenstatus ist nicht notwendig.

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Status "Nachträglich bearbeiten"

Der Status "Nachträglich bearbeiten" ist für folgende Situation gedacht: Die Befragung wurde bereits gestartet, die Teilnehmer sind via E-Mail mit individuellen Links eingeladen und/oder es sind bereits jede Menge Daten erhoben worden, aber erst jetzt wird ein struktureller Fehler im Fragebogen entdeckt, der unbedingt behoben werden sollte. Ein Wechsel in den Entwurfsmodus würde bedeuten, dass man alle erhobenen Daten verliert und alle individuellen Einladungslinks ungültig macht. Somit käme diese Option nicht infrage - selbst wenn man die bis dahin erhobenen Daten exportieren würde (um wenigstens den Rohdaten-Export zu haben), so würden trotzdem alle individuellen Links ungültig, und die Teilnehmer müssten ein zweites Mal eingeladen werden.

Im Unterschied zum Entwurfsmodus stehen im Status "Nachträglich bearbeiten" nicht alle Programmierfunktionen zur Verfügung. Um die Kompatibilität zu den schon erhobenen Daten aufrecht zu erhalten, ist ein Löschen der bestehenden Elemente nicht möglich. Somit kann eine fehlerhafte Frage nicht geändert, sondern lediglich durch eine neu anzulegende Frage ersetzt werden. Die fehlerhafte (alte) Frage kann man dann entweder mit einem Pflichtsprung von jedem Befragungsteilnehmer überspringen lassen, oder man schiebt sie an das Ende des Hauptabschnitts und sorgt mit einem Sprung vom Typ "Befragung beenden" dafür, dass der Fragebogen unmittelbar vor diesem letzten Element zu Ende ist.
Alle die Funktionen, die im Status "Nachträglich bearbeiten" nicht verfügbar sind, sind entweder ausgegraut (können nicht angeklickt werden), oder es werden die dazu gehörenden Icons gar nicht angezeigt. Ausgegraut sind u.a. die Funktionen bezüglich der Antwortoptionen. Eine Änderung hier hätte Auswirkungen auf die Variablenstruktur, sodass die älteren Daten mit den neueren Daten nicht mehr kompatibel wären. Deshalb können fehlerhafte Fragen nur ersetzt und nicht geändert werden. Beachten Sie auch, dass das Nicht-Löschen-Können sowie das Ausgrauen auch für neu erstellte Fragen/Elemente gilt ab dem Moment, wo sie das erste Mal gespeichert wurden. Erstellen Sie die Ersatz-Fragen vollständig, bevor Sie sie speichern.

Während ein Fragebogen sich im Status "Nachträglich bearbeiten" befindet, kann kein eingeladener Befragungsteilnehmer auf den Fragebogen zugreifen. Wählen Sie daher den Zeitpunkt für die Korrekturarbeit so, dass nicht zu viele Befragungsteilnehmer die Nachricht der temporären Nicht-Verfügbarkeit sehen werden. Und führen Sie die Korrekturarbeit zügig durch. Wenn die Korrekturen abgeschlossen sind, kann nur direkt zum Status "Veröffentlicht" gewechselt werden. Ein erneutes Testen im Testmodus ist nicht möglich. Der Test sollte im veröffentlichten Fragebogen stattfinden (entweder mithilfe des allgemeinen Links oder mithilfe einer Einladung an den Tester inkl. eines individuellen Links). Beachten Sie auch, dass Teilnehmer, die zum Zeitpunkt der Korrekturarbeit den Fragebogen bereits begonnen aber noch nicht abgeschlossen hatten, bei einem erneuten Klick auf den Einladungslink, den Fragebogen von vorne beginnen werden (anstelle einer Fortsetzung dort, wo sie unterbrochen hatten). Somit würden auch die Unterbrecher durch ein allenfalls geändertes Routing geführt werden. Die bis dahin getätigten Angaben werden beim Aufrufen der Fragebogenseiten angezeigt. Die Unterbrecher können sich somit schnell durchklicken bis dorthin, wo sie zuvor unterbrochen hatten.

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Status "Offline"

Fragebögen im Status "Offline" sind für potenzielle Befragungsteilnehmer mit keinem Link (weder mit dem allgemeinen noch mit einem individuellen Link) erreichbar. Das ist der Status für beendete Befragungen. Sie können bei Bedarf jederzeit wieder in den Status "Veröffentlicht" wechseln (beachten Sie dabei die Zeitspanne Startdatum-Enddatum).

Wenn Sie für Ihren Fragebogen eine Maximalzahl an Teilnehmern oder Quoten festgelegt haben und diese maximale Teilnehmerzahl erreicht beziehungsweise alle Quoten gefüllt sind, dann wird der Fragebogen automatisch in den Status "Offline" überführt.

Bei Fragebögen im Offlinemodus können weiterhin alle Daten exportiert und online ausgewertet werden. Das Archivieren eines Fragebogens im Status "Offline" ist nicht möglich, da keine erhobenen Daten archiviert werden können. Um einen Fragebogen zu archivieren oder aus der Fragebogen-Übersicht zu löschen, muss dieser zunächst auf den Entwurfsmodus gesetzt werden. Dabei gehen dann alle erhobenen Daten verloren.

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